法律相談プラットフォームの株式会社アシロ、ナレッジ共有ツール「NotePM」の導入で問い合わせ50％削減に成功

株式会社プロジェクト・モードが提供する、マニュアル作成・ナレッジ管理ツール「NotePM（ https://notepm.jp/ ）」が、東証グロース市場上場の「株式会社アシロ（ https://asiro.co.jp/ ）」のナレッジ共有ツールとして導入されました。問い合わせの削減や新人育成の課題解決に貢献しています。

株式会社アシロ様（https://asiro.co.jp/）

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NotePMの導入背景

別のツールを使用していたが、全社で上手く活用できていなかった

同社ではもともと別のナレッジ管理ツールを導入していましたが、ある程度のIT知識や理解が求められたため、全社で上手く浸透・活用させることができていなかったそうです。活用できている部署もあれば、使っていない部署もあり、ExcelやPDFといった別ツールで独自管理されていたり…と、ツールが浸透していない状態でした。
マニュアル作成やその管理方法は部署ごとに委ねられていたため、 人事異動などで「マニュアルがない」ということもしばしば発生 しており、こういった問題を解決したいと思っていたそうです。

新人研修や育成の課題も

従業員への満足度調査で、現場から 研修・育成に関する課題 が挙がり、 全社で新入社員オンボーディングの仕組みを整えることになり、2023年2月にナレッジシェアリンググループを新設 されました。現在の状態を一度ゼロに戻して、ある意味、強制的にナレッジシェアリングを推進していくために、新ツール導入を検討されたそうです。

導入の決め手

次の点が決め手となり「NotePM」を導入されました。

検索性の高さシンプルで分かりやすい操作性フォルダ構造で整理しやすく、抵抗感なく使えた写真や動画が掲載できた

NotePMの導入効果

問い合わせが50%減少

管理部への質問は確実に減り、約50%は減少したとのことです。経費精算や押印申請など、全社員が一度は聞くような質問がくることはなくなり、「まずはNotePMで情報を探してみよう」という文化になっているそうです。

また、新入社員のオンボーディングにおいては、新入社員から「使っている」という声を実際に聞いており、入社時だけでなく、業務の振り返りでもNotePMを活用しているそうです。上司が離席して教えられない時でも、自分でNotePMを見てオンボーディングを進めていくことができるのはありがたい、とのコメントをいただきました。
ナレッジ管理ツールをNotePMにリプレイス したことで、全社で情報の一元管理を実現されました。

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社内wiki・ナレッジ共有ツール「NotePM」について

NotePMとは

NotePM（ノートピーエム）は、マニュアルやノウハウを簡単に投稿でき、強力な検索機能で欲しい情報をすぐ見つけられるサービスです。マニュアル、手順書、業務ノウハウ、
社内FAQ、日報・議事録など、何度も検索するような、ストック型の情報管理に最適です。

https://www.youtube.com/watch?v=EiODYRu8i6c

NotePMの特徴

・マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
・強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
・社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
・銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

NotePM導入による効果

１）検索が強く、ほしい情報がすぐ見つかる
バラバラに散在しているストック情報を、NotePMで一元管理することで、
「あの情報どこにある？」が解消します。

２）「あの人しか知らない」の防止
NotePMに、マニュアル・手順書・ノウハウを残すことで、あの人しか知らないという
属人化の防止になります。

３）教育時間の短縮、業務引継コストの低減
入社時の手続き方法、研修内容、引き継ぎ業務などをNotePMに残すことで、
担当社員の負担や引き継ぎに要する時間を短縮できます。

【NotePM公式サイト】
https://notepm.jp

【料金プラン】
https://notepm.jp/price

【サービス紹介資料】
https://notepm.jp/pamphlet

【NotePMオンラインデモ・個別相談会】
https://notepm.jp/help/online-demo